La comptabilité fournisseurs ? C’est l’une des responsabilités majeures de toute entreprise moderne. Après tout, les entreprises doivent payer leurs dettes et elles ne peuvent pas se permettre de se tromper.
Gérer les factures avec précision et rapidité est presque un art et c’est la clé pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Les comptes fournisseurs et les relations avec les fournisseurs sont intimement liés et c’est directement en lien avec vos résultats.
Qu’est-ce qu’une dette commerciale ?
Les dettes fournisseurs (également appelées dettes commerciales) correspondent au montant que les fournisseurs facturent à une entreprise pour la livraison de biens ou la prestation de services dans le cadre de l’activité normale de l’entreprise. Lorsqu’elle est payée à crédit, l’entreprise inscrit les montants facturés dans le module des comptes fournisseurs de son logiciel comptable ou de son bilan.
Les montants dus aux fournisseurs que l’entreprise paie immédiatement en espèces ne font pas partie des dettes commerciales puisqu’ils ne constituent pas un passif. Dans le système comptable, les entreprises enregistrent les dettes fournisseurs dans un compte fournisseurs distinct. Elles créditent également le compte fournisseurs et débitent le compte qui correspond le mieux à la nature du paiement, par exemple un actif ou une charge.
Les dettes fournisseurs figurent parmi les dettes à court terme, car elles se règlent dans l’année. Lorsque ce n’est pas le cas, l’entreprise peut classer les dettes commerciales dans les dettes à long terme. Étant donné que les dettes à long terme sont généralement assorties d’un paiement d’intérêts, l‘expert comptable bruxelles est plus enclin à les classer dans la catégorie des dettes à long terme.
Comment les comptes fournisseurs sont-ils liés aux achats et aux relations avec les fournisseurs ?
Traditionnellement, votre service des achats est chargé d’entretenir les relations avec les fournisseurs, y compris les négociations contractuelles, la recherche d’opportunités d’escompte, le respect des conditions et les processus de remboursement.
Mais la comptabilité fournisseurs joue aussi un rôle clé au quotidien pour garder les relations fournisseurs en bon état.
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Selon les chiffres, 47 % des entreprises laissent traîner une facture sur dix et 16 % une sur cinq. Seules 5 % des entreprises affirment qu’elles paient toujours leurs obligations à temps, tandis qu’une entreprise sur 12 ne surveille jamais ses processus de paiement.
Les retards de paiement des fournisseurs risquent de perturber la chaîne d’approvisionnement et les flux de trésorerie. Parmi les causes des retards de paiement des factures figurent le manque d’automatisation, la lenteur des processus internes, le manque de capacité à gérer le volume des factures et les erreurs administratives. Mais ce ne sont que des excuses. Vos fournisseurs ne doivent pas pâtir de vos dysfonctionnements.
Impact de la gestion des comptes fournisseurs sur la rentabilité
Comme tout poste du bilan, les comptes fournisseurs affectent directement votre rentabilité. Pour une bonne relation fournisseur, le plus simple est de payer à temps. Sauf que gérer les comptes fournisseurs peut devenir complexe. La croissance de votre entreprise s’accompagne de celle de ses fournisseurs et des factures que vous devez payer.
Une bonne gestion fournisseur repose sur une relation win-win avec chacun d’eux. Une relation positive est bénéfique pour toutes les parties. Les fournisseurs vous feront de bonnes affaires, vous proposeront des produits nouveaux et meilleurs et collaboreront avec vous sur les politiques et les délais de livraison.
Cultiver les bonnes relations fournisseur, c’est aussi gagner en efficacité. Pour ce faire, veillez toujours à
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Payez vos factures à temps.
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Ne pas couper les ponts avec les fournisseurs sans raison valable.
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Maintenez des lignes de communication ouvertes.
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Suscitez la confiance de tous vos vendeurs et fournisseurs, quel que soit leur nombre.
En retour, un bon vendeur peut vous offrir les meilleures conditions de crédit commercial possibles, maximisant ainsi votre rentabilité.
L’une des mesures essentielles du processus de gestion financière d’une entreprise est son flux de trésorerie, qui provient d’opérations commerciales telles que le financement et l’investissement. Vous générez des bénéfices une fois toutes les dépenses payées.
Sans assez de liquidités, vous ne pourrez pas payer à temps, ce qui crée des frictions fournisseur. Souvent, les fournisseurs offrent des escomptes de caisse si les entreprises paient dans un certain nombre de jours, par exemple trois mois. Cet escompte peut avoir un effet positif considérable sur votre rentabilité.
Imaginez maintenant que vous obteniez des escomptes de la part de tous vos fournisseurs et que vous disposiez de suffisamment de liquidités pour les accepter. Cela aura un effet significatif sur votre marge bénéficiaire nette.
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L’importance de la gestion des comptes fournisseurs
Gérer les comptes fournisseurs, c’est d’abord veiller à payer à temps sans assécher la trésorerie. Il vous permet également de disposer de liquidités suffisantes pour financer l’optimisation des processus, les opportunités d’investissement et l’innovation en matière de produits afin de réduire vos coûts permanents.
Pour les petites entreprises surtout, optimiser les comptes fournisseurs est crucial : elles vivent au rythme de leur fonds de roulement. Voici quelques raisons pour lesquelles les comptes fournisseurs sont importants :
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Des flux efficaces offrent une vraie visibilité sur votre trésorerie et permettent une vraie planification.
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Mieux gérer la trésorerie, c’est budgétiser plus finement.
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Une gestion efficace fournit des informations exploitables que vous pouvez utiliser pour améliorer les négociations contractuelles et l’approvisionnement stratégique. Elle vous permet également d’établir des relations plus solides avec vos fournisseurs, ce qui vous donne accès à des conditions de paiement plus avantageuses.
Comment vérifier les dettes commerciales ?
Il faut contrôler les sorties d’argent après la date du bilan pour bien affecter les dettes. Cela vous permet de déterminer la période à laquelle les dettes correspondantes doivent être appliquées et si elles appartiennent à la période précédente. L’identification des dettes fournisseurs non comptabilisées vous permet de gérer l’ensemble de vos passifs courants. Vous pouvez également effectuer les paiements à temps afin de préserver vos relations avec les fournisseurs.
Les comptes fournisseurs sont une fonction clé à ne pas négliger. Les risques d’échec sont trop importants pour être laissés au hasard. Un mauvais processus de gestion des comptes fournisseurs peut nuire à vos relations avec les fournisseurs et vous exposer à des risques de fraude.
